Hướng dẫn viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật

Nhật Bản nổi tiếng là đất nước trọng lễ tiết với nhiều quy tắc trong đời sống, đặc biệt trong công việc hàng ngày. Có thể bạn sẽ cảm thấy khó chịu tại sao người Nhật lại rườm rà như vậy khi chưa quen với văn hóa tại đây. Tuy nhiên, nếu đã sinh sống tại Nhật một thời gian hay tuân thủ tốt các quy tắc thì đó là điều đó sẽ giúp bạn trở nên chuẩn mực hơn. Cụ thể trong bài viết này, nhatban.info sẽ hướng dẫn viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật chi tiết giúp bạn không bị bỡ ngỡ.

Các loại đơn xin thôi việc tiếng Nhật bạn cần biết

Tại Nhật Bản có 3 loại đơn xin thôi việc bạn cần phân biệt để tránh nhầm lẫn, bao gồm:

• 退職願 (Taishoku-negai): Đây là đơn trình bày nguyện vọng muốn thôi việc của nhân viên. Tuy nhiên, tùy từng doanh nghiệp, quy định của công ty khác nhau mà nhân viên có phải viết đơn Taishoku-negai. Để biết doanh nghiệp của bạn có yêu cầu viết đơn nguyện vọng nghỉ việc hay không bạn có thể hỏi đồng nghiệp, cấp trên của mình để biết chính xác
• 退職届 (Taishoku-todoke): Đây là đơn báo cáo thôi việc ở công ty và bạn phải gửi đến bộ phận nhân sự hoặc cấp trên của bạn. Đơn xin nghỉ việc xác nhận rằng bạn sẽ chấm dứt hợp động lao động với doanh nghiệp.
•  辞表 (Ji-hyou): Đơn xin nghỉ việc dành cho đối tượng người quản lý, cán bộ hay nhân viên làm việc trong nhà nước. Trước khi nghỉ việc, bạn cần phải gửi đơn từ chức cho bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.

Khi xin nghỉ việc ở các công ty Nhật bản, bạn nên gửi đơn thôi việc đến các cấp trên phụ trách trực tiếp của bạn. Hãy chọn địa điểm là nơi kín đáo và trang trọng như phòng họp hoặc văn phòng riêng của cấp trên nhé. Chú ý không nên nộp đơn thôi việc vào thời gian công ty đang bận để tránh gây phiền toái cho doanh nghiệp.

Cấu trúc của đơn xin thôi việc ở Nhật

Thông thường, đơn xin thôi việc ở Nhật bao gồm 8 phần, chi tiết các phần mình sẽ giải thích rõ bên dưới:

Tiêu đề (冒頭行)

Tiêu đề là nội dung đầu tiên trong văn bản. Đối với đơn xin việc cũng vậy, bạn nên để kích thước chữ tiêu đề lớn hơn so với các nội dung còn lại nhằm dễ nhìn hơn. Nếu bạn viết thư xin thôi việc theo chiều dọc thì hãy để tiêu đề vào trung tâm, căn lề giữa của trang giấy. Còn với đơn theo chiều dọc thì bạn nên để tiêu đề ở phía ngoài cùng bên tay phải.

Mở đoạn (文の導入)

Tiếp theo phần tiêu đề là mở đoạn. Lưu ý là bạn nên mở đoạn bằng “私儀”hoặc “私事”có nghĩa là “Tôi…”

Lý do thôi việc(退職理由)

Nội dung bắt buộc phải có trong đơn thôi việc là lý do hay nguyện vọng. Đối với trường hợp bạn tự nghỉ việc thì ghi身上の都合=いっしんじょうのつごう (Vì lý do cá nhân). Ngay cả khi nghỉ việc do công ty yêu cầu nghỉ việc thì không nên nói là lý do cá nhân. Thay vào đó, hãy ghi là “với đề nghị nghỉ việc”, hoặc “để giảm cấp nhân sự/ bộ phận”

Ngày thôi việc (退職日付)

Đối với đơn muốn thôi việc 退職願 bạn hãy viết ngày, tháng, năm mà bạn muốn nghỉ việc. Còn với đơn báo cáo nghỉ việc 退職届 thì bạn hãy viết ngày, tháng, năm mà bạn đã thông báo với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự. Lưu ý, thời gian nghỉ việc phải tuân thủ theo quy định của Nhật Bản.

Phần kết luận (文末の表現)

Phần kết luận sẽ ghi nguyên vọng hoặc quyết định nghỉ việc của bạn. Ví dụ. bạn sẽ ghi “退職いたします” nghĩa là “Tôi sẽ nghỉ việc” trong đơn báo cáo sau khi việc nghỉ hưu được doanh nghiệp chấp thuận.

Ngày nộp(届出年月日)

Hãy ghi ngày bạn nộp đơn lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của doanh nghiệp. Ngày nộp đơn sẽ khác với ngày viết đơn bạn nhé.

Ký danh(署名)

Mục này sẽ là nơi bạn ghi đầy đủ các thông tin về bộ phận, phòng ban mà bạn đang làm việc và họ tên của bạn. Sau khi hoàn thiện bạn cần đóng dấu vào phía sau tên của bạn.

Người nhận (宛名)

Người nhận là người có chức vụ cao nhất trong công ty của bạn như 社長/会長. Bạn có thể xưng hô là “殿” hoặc 様” thể hiện sự tôn trọng với cấp trên.

Những quy tắc khi viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật

Lưu ý nội quy của công ty

Mỗi doanh nghiệp tại Nhật Bản sẽ có quy định về thời điểm nộp đơn nghỉ việc. Nhiều công ty yêu cầu nhân viên phải nộp đơn xin thôi việc trước 2 tháng khi có nguyện vọng nghỉ việc cho cấp trên trực tiếp. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu kỹ “nội quy của công ty” và thực hiện theo đúng quy định để tránh gây hiểu lầm hoặc rắc rối cho chính bạn và doanh nghiệp.

Thời điểm nên viết đơn thôi việc

Hãy tránh thời điểm công ty đang bận việc và xem xét thời gian nghỉ việc. Bạn đã xin được công việc mới chưa, bạn còn ngày nghỉ có lương trước khi nghỉ việc không, hay lên danh sách các việc cần làm trước khi nghỉ việc.

Vật dụng cần chuẩn bị

Bạn cần chuẩn bị giấy A4 hoặc B5, phòng bì trắng, bút bi hoặc bút máy màu đen.

Trên đây là hướng dẫn viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật. Hy vọng với chia sẻ của mình bạn sẽ nắm vững được những quy tắc và cách viết đơn nghỉ việc chuẩn chỉnh bằng tiếng Nhật.