Posted by Với mong muốn một cuộc sống và sự nghiệp ổn định tại đất nước mặt trời mọc, rất nhiều người Việt Nam đã dấn thân vào con đường kinh doanh. Để có thể thực hiện cột mốc lớn trong đời này, việc xin visa kinh doanh chính là việc đầu tiên bạn phải suy tính đến. Tuy nhiên, đây lại là cả một quá trình phức tạp, kéo dài từ bốn đến sáu tháng, yêu cầu bạn cần có một hiểu biết nhất định về luật pháp của Nhật. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết, cụ thể các thủ tục, giấy tờ để định hướng và hỗ trợ bạn trên con đường xin visa kinh doanh ở Nhật!
1. Khái niệm visa kinh doanh (経営管理ビザ)
Đây là loại hình visa dành cho các đối tượng cá nhân/tập thể có hoạt động kinh doanh, đầu tư hoặc quản lý kinh doanh ở Nhật. Visa này còn thường được biết đến với tên gọi khác là “visa giám đốc”. Loại visa này phù hợp với đối tượng là người nước ngoài quản lí kinh doanh hoặc đầu tư ở Nhật như CEO, giám đốc, người thuộc bộ phận giám sát, trưởng phòng, quản lý cửa hàng,…
Hiện nay, Chính phủ đã nới lỏng luật liên quan đến loại hình visa này. Cụ thể, hủy bỏ visa có thời hạn trong vòng 4 tháng trước đây, thêm vào đó cho phép người nước ngoài hiện đang không cư trú tại Nhật vẫn thành lập được công ty ở Nhật.
2. Quy trình xin visa kinh doanh
Bước một: Xây dựng điều lệ công ty (定款)
Việc đầu tiên bạn cần làm là xây dựng một bộ Điều lệ công ty sau đó xin cấp chứng nhận từ Công chứng viên. Quá trình này cơ bản gồm 5 giai đoạn:
1. Xác định khu vực địa điểm thuê văn phòng ở khu vực nào (chưa cần ký hợp đồng cho thuê hay địa chỉ cụ thể)
2. Soạn thảo văn bản Điều lệ công ty
3. Xác nhận nội dung bản điều lệ với công chứng viên
4. Ký chữ ký điện tử và đóng dấu vào bản điều lệ
5. Lấy chứng nhận cho bản điều lệ từ công chứng viên
6 mục thông tin cần có trong văn bản Điều lệ công ty cổ phần
- 1. Tên doanh nghiệp (商号)
- 2. Mục đích/nội dung kinh doanh (目的)
- 3. Trụ sở (本店)
- 4. Số vốn đầu tư (出資される財産の価額)
- 5. Tên và địa chỉ của người sáng lập (発起人の氏名および住所)
- 6. Số cổ phiếu dự kiến phát hành (発行可能株式総数)
Bước 2: Đăng ký thành lập công ty ở Nhật
Để có thể hoàn thành bước này, bạn cần đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:
- Về vốn điều lệ
Vốn điều lệ của bạn tối thiểu là 5 triệu yên (khoảng 1 tỷ VND) hoặc có tối thiểu 2 nhân viên chính thức đang sống tại Nhật, không có giới hạn lao động (Là người Nhật, có visa vĩnh trú, visa vợ/chồng là người Nhật, visa vợ/chồng có tư cách vĩnh trú, visa định trú).
Chú ý:
- Nếu đáp ứng được cả hai điều kiện thì khả năng được cấp phép tăng cao hơn
- Trong trường hợp bạn chọn loại hình kinh doanh quán ăn, nhà hàng hay tiệm tạp hóa thì liệt kê nhân viên bếp, nhân viên phục vụ là việc bắt buộc.
- Về trụ sở văn phòng
Bạn cần phải sở hữu trụ sở văn phòng ở Nhật dành cho mục đích kinh doanh (có thể được chứng minh bằng việc kê khai trong hợp đồng thuê văn phòng, tại phần Mục đích sử dụng)
- Sở hữu tài khoản ngân hàng
Bạn cần thiết phải có ít nhất một tài khoản ngân hàng để chuyển vốn đầu tư vào tại Nhật.
Bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ, thủ tục sau để đăng ký thành lập doanh nghiệp:
1. Sở hữu con dấu giám đốc, con dấu doanh nghiệp, con dấu ngân hàng,… (会社の代表印、銀行印、角印)
2. Xác định địa điểm trụ sở công ty, chuẩn bị Hợp đồng thuê văn phòng/Hợp đồng mua bán bất động sản
3. Chuyển tiền đầu tư tới tài khoản ngân hàng ở Nhật. (Bạn chú ý chuyển tiền sau thời điểm xây dựng Điều lệ công ty)
4. Chốt các vấn đề quan trọng ngoài các bước đã kể bên trên, ví dụ:
- Vấn đề tuyển chọn nhân sự, ở đây cụ thể là vị trí giám đốc
- Quy định số vốn điều lệ
- Quy định số cổ phiếu dự định phát hành
5. Sửa đổi Điều lệ công ty và lấy chứng nhận (trong trường hợp cần thiết)
6. Điền Giấy đăng ký thành lập công ty (会社の設立登記申請)
7. Nhận Giấy chứng nhận các điều khoản đăng ký (登記事項証明書の取得) trong vòng một tuần sau thời điểm đăng ký.
8. Nộp thông báo tới Phòng thuế & Văn phòng hành chính
- Thông báo thành lập pháp nhân (法人設立の届出)
- Thông báo liên quan đến thuế thu nhập, thuế nguồn (源泉税、消費税関係の届出)
- Đăng ký phê duyệt tờ khai màu xanh (青色申告の承認申請)
- Thông báo về bảo hiểm lao động, bảo hiểm việc làm (trong trường hợp thuê nhân viên)
- Bảo hiểm sức khỏe, lương hưu,…
9. Thiết kế danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo của công ty
10. Tuyển dụng nhân sự (trong trường hợp cần thiết)
Lưu ý: Để đăng ký thành lập công ty, cần nộp thuế Đăng ký công ty (登録免許税) tương ứng với số vốn điều lệ:
- Công ty cổ phần (株式会社): tối thiểu 150,000 yên
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (合同会社): tối thiểu 60,000 yên
Bước 3: Xin visa kinh doanh
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập công ty, bạn sẽ đủ có điều kiện để xin visa kinh doanh. Hai đối tượng sau sẽ được cấp loại visa này:
Đối tượng 1: Người kinh doanh (経営者) hoặc nhà đầu tư
Tuy không yêu cầu quy định cụ thể về bằng cấp hay trình độ học vấn, nhưng nếu bạn sở hữu bằng cấp/kinh nghiệm quản lí kinh doanh liên quan thì thường được coi là một điểm cộng. Bạn có thể cân nhắc việc khởi nghiệp cùng với người đồng sự có kinh nghiệm về quản lí hay ngành nghề kinh doanh để tăng tỉ lệ được cấp visa nhé.
Đối tượng 2: Người quản lý (管理者)
1. Bắt buộc phải có tối thiểu hơn ba năm kinh nghiệm quản lý/ kinh doanh (tính cả thời gian học tập chuyên ngành tại cơ sở giáo dục có liên quan tới quản lý/kinh doanh)
2. Tiền lương cấp tối thiểu bằng tiền lương trả cho người Nhật trong trường hợp có nhân viên người Nhật tham gia làm việc.
Những loại giấy tờ cần chuẩn bị để nộp xin visa kinh doanh
- Bản kế hoạch kinh doanh (事業計画書). Có thể khẳng định là loại giấy tờ quan trọng nhất, quyết định khả năng được cấp visa. Bạn cần ghi nội dung kinh doanh thể hiện được sự ổn định và tiến triển liên tục qua các con số rõ ràng tượng trưng cho doanh thu dự kiến.
- Văn bản quy định thù lao cho Ủy viên hội đồng quản trị (役員報酬の決定書)
- Thông báo thành lập văn phòng chi trả lương (給与支払事務所等の開設届)
- Lý do xin visa (trong trường hợp cần thiết) (理由書)
- Một vài giấy tờ liên quan về đăng ký thành lập doanh nghiệp